Báo cáo thường niên: không tốn kém mà lại cần thiết

Với sự cho phép của tác giả có tên dưới đây, LIN dịch sang tiếng Việt,

Thông tin từ Ô. Richard Male, of Richard Male and Associates

(www.richardmale.com)

Với nhiều người, cụm từ “báo cáo thường niên” gợi đến công việc viết/chỉnh sửa đầy vất vả và tất nhiên, việc in màu và gửi đầy tốn kém. Dĩ nhiên các công ty thường phát hành những sản phẩm ấn tượng, đẹp mắt với chi phí hình ảnh hoặc thiết kế có khi vượt quá ngân sách tiếp thị thường niên của bạn. Tuy nhiên, trên thực tế, bản báo cáo thường niên của các tổ chức phi lợi nhuận vừa và nhỏ vẫn có thể đơn giản như một bức thư tay được viết cẩn thận, thậm chí chỉ một trang tổng kết tài chính là đủ.

Bạn đã từng trì hoãn việc chuẩn bị một bản báo cáo thường niên vì nghĩ rằng công việc trên sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc? Đừng chần chừ nữa; thay vào đó, hãy tham khảo bản báo cáo mẫu dưới đây. Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là cung cấp những thông tin thiết yếu về tổ chức (trả lời những câu hỏi ai/cái gì/khi nào/ở đâu/tại sao) chứ không phải viết một cuốn tiểu thuyết vĩ đại. Hãy viết ngắn gọn. Một số câu có thể dùng ở dạng câu đơn.

1. Phần tuyên bố sứ mệnh. Nếu được, bạn hãy đưa vào thông tin về sứ mệnh của tổ chức. Nếu lý do tổ chức phi lợi nhuận của bạn tồn tại (vấn đề bạn đang giải quyết) không rõ ràng dễ hiểu lắm, thì hãy đưa vào một thông tin cụ thể, ví dụ như: “95% trẻ em gái ở Tanzania không có điều kiện hoàn thành bậc trung học phổ thông.”

2. Lịch sử. Tổ chức của bạn được thành lập như thế nào, khi nào, và do ai. Mô tả ngắn gọn sự phát triển của các chương trình, các hoạt động diễn ra ở đâu, tổ chức bạn có trụ sở riêng hay không. Viết ngắn gọn nhưng đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

3. Danh sách thành viên ban điều hành, bao gồm chức danh công việc chuyên môn của họ. Tùy vào quy mô của tổ chức, hãy cung cấp danh sách những nhân viên có thâm niên cùng với chức danh và bằng cấp của họ.

4. Thông tin chính về dự án. Đây có thể là một điểm yếu trong hoạt động truyền thông của tổ chức phi lợi nhuận. Đừng lặp lại sứ mệnh của tổ chức mà hãy cung cấp những số liệu cụ thể về kết quả của dự án, bao gồm đối tượng phục vụ, mức độ tham gia dự án, tỉ lệ thành công, và kết quả vừa/dài hạn. Hầu như các con số luôn yêu cầu thông tin về bối cảnh, ví dụ: “Trong năm vừa qua, chúng tôi đã tư vấn cho 1.119 gia đình, tăng 12% so với năm 2009.” Nhấn mạnh các chương trình, khóa tập huấn, dịch vụ, hay thành quả nổi bật của tổ chức. Chú ý: tránh viết tắt và hạn chế các biệt ngữ khó hiểu.

5. Báo cáo chi phí. Tổng kết các chi phí dành cho 3 mảng: chi phí dự án, chi phí gây quỹ, chi phí điều hành/quản lý. Phương pháp minh họa đồ thị thường gặp nhất cho mục này là biểu đồ tròn mô tả việc chi tiêu tài chính. Lưu ý rằng chi phí dự án của tổ chức nên đạt mức tối thiểu là 75% (tùy thuộc vào khả năng phát triển của tổ chức).

Ví dụ về biểu đồ tròn mô tả chi tiêu tài chính

6. Báo cáo ngân sách. Tổng kết thu nhập từ 3 nguồn: nhà tài trợ, các khoản viện trợ hoặc hợp đồng, thu nhập từ dự án. Viết ngắn gọn và dễ hiểu (một lần nữa, phương pháp minh họa bằng biểu đồ tròn để biểu thị thu nhập được dùng phổ biến). Một bản báo cáo ngắn gọn nhưng truyền tải những thông tin sinh động sẽ tạo nên điểm khác biệt giữa việc thu hút những người ủng hộ và nhà tài trợ mới trong năm tới… với việc để lại những dấu hỏi lớn không lời giải đáp.

7. Các chi tiết thêm thú vị. Nếu được hãy đưa vào những bức ảnh của những đối tượng mà tổ chức bạn phục vụ, những lời nhận xét từ nhà tài trợ hoặc người nhận được giúp đỡ từ tổ chức của bạn, hoặc 1-2 câu chuyện thành công của dự án. Một số tổ chức cũng gửi lời cảm ơn đến các nhà tài trợ trong 12 tháng vừa qua bằng cách nêu tên/ tặng quà cho họ.

8. Các chi tiết quan trọng. Đừng quên báo cáo thuế, địa chỉ trụ sở văn phòng và thông tin liên lạc. Kiểm tra xem bạn đã hoàn thành bản kiểm toán chưa. Ghi ngày tháng trên văn bản để đảm bảo độ tin cậy.

9. Kêu gọi giúp đỡ/hành động. Một bản báo cáo thường niên thuyết phục sẽ truyền cảm hứng hành động cho các nhà tài trợ và tình nguyện viên. Vì thế, bạn nên đưa vào lời kêu gọi hành động dưới hình thức một địa chỉ website, một phong bì kêu gọi tài trợ, và/hoặc một danh sách liệt kê những cách thức giúp đỡ tổ chức.

10. Còn gì nữa? Nếu còn chỗ trống, hãy viết ngắn gọn vài câu về những định hướng hoặc hoạt động kế tiếp – hướng đi của bạn về mặt chiến lược, trong 12-18 tháng sắp tới.

Bạn sẽ thấy rằng một bản báo cáo thường niên sinh động và đầy đủ thông tin sẽ là cơ hội vô giá để tổ chức bạn tiếp cận cộng đồng, truyền thông, tuyển tình nguyện viên và nhân viên, thu hút sự ủng hộ tiềm năng từ chính chủ hoặc các tập đoàn, và tất nhiên, các nhà tài trợ. Hãy lập thời gian biểu khả thi ngay bây giờ để đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành một bản báo cáo thường niên hoàn chỉnh với đầy đủ thông tin sinh động trước năm mới!

Chúng tôi rất hoan nghênh những ý kiến đóng góp từ các bạn. Xin vui lòng để lại nhận xét bên dưới. Chân thành cám ơn!

Advertisements
Posted in LIN Stories

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: